سیستم های مدیریت اسناد

کاربرد DMS 

نحوه نگهداری از اسناد و مدارک در سازمان های باید به گونه ای باشد که قابل رجوع باشند. زیرا اطلاعات و مستندات موجود در سازمان ها در زمان های مختف نیاز بوده و باید امکان مراجعه به آنها ممکن باشد. وظیفه اصلی سیستم مدیریت اسناد نیز همین است؛ اینکه اسناد و مدارک را به صورت منظم و مرتب دسته بندی و نگهداری کرده و در زمان نیاز قابلیت بازیابی سریع و آسان به آنها را فراهم کند. 

بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.

دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود.  طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

• مالی
• اداری
• آموزشی
• پرسنلی
• و ….

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.

استانداردهای DMS مناسب

• بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
• ایجاد کد یکتا برای اسناد
• نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
• بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
• نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
• امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
• امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
• بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
• امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
• ایجاد ارتباط بین اسناد
• امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)

  

  علت های استفاده از سامانه مدیریت اسناد 

  • تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
  • از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
  • فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
  • از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
  • امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
  • اﻣﺎن ﺴﺘﺮش ﻣﺤﻂ بهره برداری از اسناد
  • ‫اﻣﺎن ﺗﺴﺮﻊ در اﻣﺮ استفاده از اسناد و داده های درونی
  • ‫اﻣﺎن اﺠﺎد ﺗﻨﻮع در اﺷﺎل ﻣﺨﺘﻠﻒ اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﺎن ﺣﻔﻆ اﻣﻨﺖ اﻃﻼﻋﺎت
  • ‫اﻣﺎن اﺠﺎد ﺸﺘﺒﺎن ﻣﻄﻠﻮب آرﺷﻮ و ﺑﺎﺎﻧ اﺳﻨﺎد (Backup)