اسکن مدارک



کاربرد DMS 

نحوه نگهداری از اسناد و مدارک در سازمان های باید به گونه ای باشد که قابل رجوع باشند. زیرا اطلاعات و مستندات موجود در سازمان ها در زمان های مختف نیاز بوده و باید امکان مراجعه به آنها ممکن باشد. وظیفه اصلی سیستم مدیریت اسناد نیز همین است؛ اینکه اسناد و مدارک را به صورت منظم و مرتب دسته بندی و نگهداری کرده و در زمان نیاز قابلیت بازیابی سریع و آسان به آنها را فراهم کند. 

بدین ترتیب که اسناد با دستگاه های پویشگر(SCANNER) تبدیل به پرونده های رایانه ای شده و بر اساس نظم و ترتیب دلخواه در سامانه نرم افزاری DMS وارد میشوند.

دامنه کاربرد این نرم افزار هرگونه پرونده و سندی را شامل میشود.  طیف وسیعی از پرونده هایی مانند :

  • مالی
  • اداری
  • آموزشی
  • پرسنلی
  • و ….

به راحتی قابل نگهداری در این سامانه می باشد.

استانداردهای DMS مناسب

  • بهره گیری از فراداده (Meta Data): این فراداده ها که میتوان آنها را داده هایی در مورد داده ها نامید ، ویژگیهای مختلف یک سند شامل تاریخ و شماره و … را شامل می شود.
  • ایجاد کد یکتا برای اسناد
  • نگهداری مکانیزه در بانک اطلاعاتی
  • بازیابی سریع و جستجوی برخط (On Line)
  • نگهداری نسخ و تاریخچه تغییرات سند
  • امنیت در سطوح دسترسی به اسناد
  • امکان ارتباط با سامانه های نرم افزاری دیگر
  • بهره گیری از موتور گردش کار قدرتمند
  • امکان استخراج اسناد با استانداردهای مختلف
  • ایجاد ارتباط بین اسناد
  • امکان بهره گیری از ویژگی های هوشمند برای خواندن اقلام اطلاعاتی(OMR-OCR-ICR- BARCODE)

    سامانه مدیریت اسناد

    علت های استفاده از سامانه مدیریت اسناد 

    • تمام استانداردهای لازم و بین المللی این گونه نرم افزارهای را داراست.
    • از رابط تحت وب و تحت ویندوز استفاده میکند.
    • فایل های بیش از 500 گونه از نرم افزارهای مختلف را بدون نیاز به نصب آنها بر روی رایانه شخصی ،نمایش میدهد.
    • از جدیدترین و قدرتمند ترین فن آوری ها بهره می گیرد.
    • امنیت و سادگی کاربری و دریافت حجم عظیمی از اسناد مهم ترین فاکتورهای تولید آن بوده است.
    • اﻣﺎن ﺴﺘﺮش ﻣﺤﻂ بهره برداری از اسناد
    • ‫اﻣﺎن ﺗﺴﺮﻊ در اﻣﺮ استفاده از اسناد و داده های درونی
    • ‫اﻣﺎن اﺠﺎد ﺗﻨﻮع در اﺷﺎل ﻣﺨﺘﻠﻒ اراﺋﻪ اﻃﻼﻋﺎت
    • ‫اﻣﺎن ﺣﻔﻆ اﻣﻨﺖ اﻃﻼﻋﺎت
    • ‫اﻣﺎن اﺠﺎد ﺸﺘﺒﺎن ﻣﻄﻠﻮب آرﺷﻮ و ﺑﺎﺎﻧ اﺳﻨﺎد (Backup)

مونتاژ برد های الکترونیکی 

انجام تمام مراحل مونتاژ برد الکترونیکی، توسط نیروهای با تجربه وبا استفاده از مرغوبترین مواد اولیه با کیفیت عالی و با تجهیزات بروز، به صورت تخصصی

دستگاه مونتاژ SMD 

مونتاژ اتوماتیک قطعات اس ام دی 

شابلون SMD 

توانایی تولید شابلون SMD، در کوتاه ترین زمان و بالاترین کیفیت برای ساخت محصول نهایی باکیفیت و مرغوب

 

 


بهترین روش اسکن اسناد پژوهشی

مقالات و اسناد پژوهشی از مهم ترین اسناد آموزشی ای هستند که نگهداری از آنها حائز اهمیت بوده و همواره مدنظر افراد است. به همین علت است که ما قصد داریم در ادامه این مقاله به بررسی بهترین روش اسکن اسناد پژوهشی بپردازیم تا شما را در این باره آگاه سازیم. 

برداشت شما از هر متن نوشتاری از طریق آشنایی با آن متن بیشتر می شود. یکی از موثرترین روش ها برای شروع نوع خواندن متفکرانه لازم برای کارهای دانشگاهی، این است که قبل از شروع مطالعه، از جزئیات متن یک نمای کلی از آن داشته باشیم. ابتدا با خلاصه کردن متن، می توانید درک کلی و منطقی آن را متوجه شوید. وقتی زمان محدودی برای مطالعه دارید، خلاصه سازی می تواند به شما کمک کند تا تصمیم بگیرید که بر روی چه قسمتی از متن تمرکز داشته باشید.

اسکن اسناد پژوهشی

در اینجا یک تکنیک برای خلاصه سازی متن وجود دارد. شاید لازم باشد آن را متناسب با سبک مطالعه خود تغییر دهید. ابتدا قبل از خلاصه سازی ، از برخی تکنیک های ساده ای که عادت داشتید انجام دهید استفاده کنید. سپس ، پاراگراف مقدماتی یا شاید دو پاراگراف اول را با دقت بخوانید. اگر عنوان مقاله پژوهشی در رابطه با چیزی که به دنبالش می گردید هم خوانی دارد سعی کنید توضیحات یا استدلال هایی که به ذهنتان خطور می کند را پیش بینی کنید.

اهمیت اسکن سازی اسناد پژوهشی

یک یا دو جمله اول هر پاراگراف و همچنین جمله یا جملات پایانی را با دقت بخوانید.

در بین این جملات آغازین و پایانی ، چشمان خود را حرکت دهید و سعی کنید از جستجوی کلمات ناشناخته یا اصطلاحات سخت پرهیز کنید. هدف شما برداشتن مفاهیم عمیق و چیزی از الگوی کلی و اهمیت متن است. پاراگراف های پایانی را با دقت بخوانید. به نظر می رسد هدف کلی نویسنده چه باشد ؟ به یاد داشته باشید که ممکن است اشتباه کنید ، بنابراین آماده باشید تا پاسخ خود را اصلاح کنید.

 


5 نکته برای محافظت از اسناد و مدارک کاغذی

با وجود اینکه اکنون در عصر ارتباطات و دیجیتال به سر می بریم اما هنوز برخی اسناد و مدارک وجود دارند که باید ذخیره شده و نگهداری شوند. با اینکه رساندن استفاده از کاغذ در چنین مواردی باید به حداقل ممکن برسد، اما همچنان آگاهی از نحوه محافظت از اسناد کاغذی از اهمیت خاص خود برخوردار است. 

با وجود اینکه دیگر از آنها استفاده نخواهید کرد. در ادامه ما به پنج روش برای محافظت از اسناد کاغذی در برابر تهدیدهای مختلفی که احتمالاً در یک محیط تجاری با آن روبرو هستند، نگاهی می اندازیم:

1. یک برنامه خاص برای حفظ سوابق خود کنار بگذارید

در اولین گام باید اسناد را از یکدیگر تفکیک کنید. اطلاعات شخصی مشتری، داده های کارمندان، قراردادهای تجاری، فاکتورها، اطلاعات مالیاتی و موارد دیگر باید تحت عنوان اسناد مهم” تعیین شود و بخشی را از قبل برنامه ریزی کرده و برای سازماندهی و ذخیره سازی آنها اختصاص داده شود.

مدت زمانی مشخص نیز تعیین می شود که این اسناد به دلایل قانونی و عملی نیاز به نگهداری دارند، پس از آن باید آنها را برای کاهش درهم ریختگی از بین برد.

محافظت از اسناد کاغذی

تا زمانی که هر جنبه و هر مرحله ای برنامه ریزی نشده باشد و کارکنان برای پیگیری سیستم آموزش نبینند، اسناد شما از دست می رود، محافظت از اسناد کاغذی اضافی فضای ارزشمندی را اشغال می کنند و شما به سرعت یا به طور کامل قادر به بازیابی اسناد نخواهید بود.

 

2. اجرای پروتکل های امنیتی

یکی دیگر از جنبه های مهم محافظت از اسناد کاغذی ، در امان نگه داشتن آنها از سرقت است. برای به حداقل رساندن خطرات، لازم است دسترسی به اسناد خاص را فقط به کارمندان اختصاص دهید یا خود به تنهایی آن را اداره کنید زیرا این ‌امر مناسب است.

کابینت های بایگانی باید محکم‌ساخته شوند و به صورت شبانه روز قفل شوند. کسانی که از اسناد مهم استفاده می کنند باید بلافاصله پس از استفاده آنها را به محل خود برگردانند و هرگز آنها را با خود و یا خارج از محل کار به خانه نبرند. دوربین های امنیتی حتی ممکن است برای کمک به نظارت بر حساس ترین مناطق ذخیره سازی اسناد کاغذی شما مناسب باشند.


اسکن اسناد

اسناد و مدارک هر شرکت و اداره ای یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران عامل و سرپرست های شرکت های خصوصی و دولتی است. از سوی دیگر دسترسی و بایگانی این اوراق، یکی از مشکلات و مسائلی بوده که همواره سرعت و روند کار را برای اربابان رجوع دچار مشکل کرده است. از همین رو باید به دنبال شیوه ای برای رفع این دغدغه ها بود. اسکن اسناد و مدارک یکی از بهترین شیوه ها و روش ها برای رفع این مشکل خواهد بود.

 

اسکن اسناد و اوراق

دیجیتال سازی اسناد و اوراق به افراد این امکان را به افراد می دهد تا از مزایای بی شماری بهره مند شوند. از مهمترین فواید این امر می توان به این موضوع اشاره کرد که از امنیت و سلامت اسناد و مدارک می توان اطمینان حاصل کرد. از سوی دیگر به ارمندان و افراد شاغل این امکان را می دهد تا در سریع ترین زمان و تنها با جستجوی بخش کوتاهی از اسناد مد نظر آنرا در دسترس خود داشته باشند. از طرفی اسکن اسناد و اوراق به افراد کمک میکند تا در فضای ابری و یا قطعات الکترونیکی بسیار کوچک، بخش بسیار بزرگی از اطلاعات خود را ذخیره کنند که همین موضوع نشان از امنیت و صرفه جویی در هزینه های نگهداری خواهد داشت.

 

اسکن مدارک

اسکن و دیجیتال سازی اوراق و مدارک صرفا شامل شرکت ها و ادارت دولتی و خصوصی نخواهد بود. این موضوع بیان گر این امر است که موسسات آموزشی، مطب ها و بخش های درمانی، بانک ها و موسسات مالی نیز می توانند با بهره گیری از شیوه های اسکن مدارک می توانند به فواید و مزایای بی شمار این سیستم ها دست یابند. از سوی دیگر اسکن و دیجیتال سازی اسناد پزشکی، مالی و اداری به افراد این امکان را می دهد تا ادارات و بخش های درمانی دیگر نیز تنها با چند کلیک ساده به نامه، تصاویر، فیلم ها و اسناد و مدارک بیمار و یا شخص مراجعه کننده دست پیدا کنند.

از سوی دیگر و حسب به دستور دیوان محاسبات کشوری، تمامی مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی موظف خواهند بود که در اصرع وقت، نسبت به دیجیتال سازی و تبدیل داده ها و اسناد و مدارک خود به میکروفیلم ها اقدام کرده و آنرا به مراجع ذی ربط ارائه دهند. از این رو شرکت آسان بایگان پارسی به عنوان بزرگترین و برترین شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن و دیجیتال سازی اسناد و مدارک افتخار دارد با در اختیار داشتن برترین کادر کشوری جهت ایجاد بایگانی های دیجیتال به مراکز دولتی، نیمه دولتی و خصوصی به مدیران عامل و صاحبان کسب و کار کمک کند.


نرم افزار حسابداری 

نرم افزار های حسابداری ، برنامه هایی رایانه ای در راستای یاری رسانی به حسابدار ها هستند که انجام اموری مانند ثبت گزارشان و اطلاعات معاملات را سهولت بخشیده و کار را برای حسابداران راحت تر می سازند. نحوه عملکرد این برنامه ها برای هر کالا متفاوت است. در ادامه با چند نرم افزار حسابداری برتر نیز آشنا خواهید شد. 

شرکت های بزرگتر ممکن است تصمیم بگیرند که یک راه حل سفارشی را که تعداد زیادی اطلاعات را از بخشهای مختلف ادغام می کند، پیاده سازی کنند‌. شرکت های کوچک اغلب کالا های آماده مصرف را انتخاب می کنند. اما این بخش نیز در دیجیتال سازی اسناد موثر است.شرکتهای مختلف نسبت به کاری که انجام می دهند، انتظارات متفاوتی از نرم افزارهای حسابداری دارند. برخی ممکن است فقط برنامه ای برای کالا های آماده مصرف داشته باشند، در حالی که برخی دیگر به برنامه ای سفارشی و پیچیده نیاز دارند.

نرم افزار مدیریت اسناد

نرم افزار آرشیو اسناد

اما به طور کلی این برنامه ها انجام ، فهم و تجزیه و تحلیل محاسبات حسابداری را آسان می کند. فضای کمتری از دفتر برای نرم افزار حسابداری مورد نیاز است، زیرا استفاده از داده های فیزیکی را منسوخ کرده و این باعث صرفه جویی در هزینه های اجاره می شود.

نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری بازیابی داده های حسابداری قدیمی را آسان تر می کند، که برای حسابرسی های داخلی و خارجی مفید است.

درک کاربرد نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری منبعی فوق العاده مهم برای کسب و کار مدرن می باشد . این نرم افزار امکان ردیابی دقیق معاملات مالی و گزارش و تجزیه و تحلیل فوری را فراهم می کند. قبل از استفاده از این برنامه ها ، این کارها باید با استفاده از مجلات معاملات بزرگ توسط نیروی انسانی انجام می شد.

گزارش های موقت به دلیل کارهایی که در تحکیم مطالب دستی انجام می شود، عموما غیر عملی بودند. نرم افزار حسابداری این وظایف را به طور خودکار انجام می دهد، هزینه های حسابداری را کاهش داده و تصمیم گیری مالی بهتر را از طریق گزارش به موقع امکان پذیر می کند.


رفع موانع اتوماسیون اداری

در مطالب پیشین راجع به اتوماسیون اداری صحبت کردیم. دانستیم که این فناوری هوشمند برای آسان سازی و تسریع کارها در بسیاری از مشاغل کاربرد داشته و فرصتی برای صرفه جویی در هزینه ها را نیز فراهم می کند. اما هنوز خیلی از مشاغل و کسب و کار ها موفق به درک آن نشده اند. به همین جهت موضوع مورد بحث ما در ادامه موانع اتوماسیون اداری خواهد بود.  

با این حال ، 22٪ از مشاغل برنامه ای برای یادگیری به صورت ماشینی ندارند ‌. 29٪ برنامه ای برای استفاده از پردازش زبان طبیعی ندارند (و شاید تعجب آورتر باشد) 25٪ از مشاغل قصد ندارند از قدرت اتوماسیون فرآیند رباتیک استفاده کنند. اصطکاک های آشکاری در اطراف اتوماسیون وجود دارد .

چه اتفاقی برای کارگرانی که فرایندهای ناسازگار را به حال خود رها می کنند می افتد ؟ چگونه می توانید راه حل های جامع اتوماسیون را بدون انتقال نقدینگی قابل توجه به تیم های داخلی فناوری اطلاعات جمع کنید؟ برای این کار از کجا شروع می کنید؟ بیایید نگاهی به این سوالات بیندازیم و در مورد برخی از راه حل های اتوماسیون اداری که می توانید بدون نیاز به تعمیرات اساسی فناوری با آن ها شروع کنید بیندازیم .

موانع اصلی اتوماسیون اداری

شاید این مجموع ناشناخته های مربوط به اتوماسیون اداری باشد که باعث می شود تجارت شما از مزایای آن استقبال نکند. شاید همین موضوع که نمی دانید از کجا باید شروع کنید مشکل اصلی باشد ، یا شاید این تصورات غلط منفی است که در زمینه تغییر مهارت و انتقال نیروی کار در هنگام تحول کار دیجیتالی اتفاق می افتد. صنعت نشان داده است که اتوماسیون بیش از آنکه نیروی کار موجود را از بین ببرد مهارت های جدید و نقش های بهتری ایجاد کرده است. مجمع جهانی اقتصاد پیش بینی کرده است که اتوماسیون 58 میلیون شغل بیشتر از مشاغل جایگزینی ایجاد خواهد کرد .

 

 


 

اسکن سایز بزرگ

اسکن سایز بزرگ شامل فرایندی می شود که طی آن اسناد بزرگ را به صورت فایل های دیجیتالی ذخیره سازی می کنند. این عمل با اسکنر LFD انجام شده و با استفاده از آن می توان اسناد کاغذی با سایز بزرگ را به صورت فایل های کوچک برای آسانی در مدیریت و دسترسی در آورد. در ادامه راجع به مزایای این نوع اسکن بیشتر بدانید. 

مزیت های اسکن با فرمت بزرگ

صحبت از نام گذاری قالب بزرگ” این معنی را می دهد که یکی از مزایای بارز اسکن سایز بزرگ ، کاهش اندازه است. با این حال، اسکن کردن مزایای دیگری نیز دارد.

  1. افزایش بهره وری

ذخیره، یافتن آسان، ارسال و دسترسی به پرونده های دیجیتال آسان تر می شود. حتی 10 دقیقه جستجو برای یافتن پرونده های کاغذی می تواند به سرعت باعث اتلاف وقت زیادی شود. با این حال، جستجوی کلمه کلیدی می تواند به سرعت اسنادی را ردیابی کند که باعث صرفه جویی در وقت زیادی شود.

2. ذخیره سازی و مدیریت آسان

سازمان دهی و مدیریت اسناد – به ویژه مقاله های بزرگ – دشوار است. این بدان معناست که آنها اغلب در جعبه هایی بسته بندی شده و در اتاقهای پشتی اداره یا بخش های دیگر نگهداری می شوند. با استفاده از پرونده های دیجیتال ، می توان همه آنها را به راحتی در یک بخش مدیریتی آسان مانند یک سیستم عامل ابری ذخیره کرد.

3. ذخیره سازی مرکزی و نمایه سازی

با اسکن و دیجیتال سازی اسناد ، نسخه های دیجیتالی جدید در بخش های مرکزی مانند سیستم عامل های ابری یا سایر سیستم های مدیریت اسناد ذخیره می شوند. پرونده ها هنگام اسکن آشکار می شوند ، بنابراین می توانید آنها را بر اساس نام ، تاریخ ایجاد ، نوع پرونده و سایر دسته ها مرتب کنید.

4. جستجوی کلید واژه و قابلیت دسترسی به آن

به جای حذف نوارهای لاستیکی و غربال کاغذها ، می توان با استفاده از یک جستجوی ساده از کلمه کلیدی مورد نظر ، اسناد دیجیتالی با قالب بزرگ را به هنگام آشکار شدن پیدا کرد و به آنها دسترسی داشت.

 


دلیل اهمیت اتوماسیون اداری

یکی از مواردی که در زندگی روزمره خود بسیار از آن استفاده می کنیم، با وجود اینکه شاید آنقدر ها هم متوجه نباشیم اتوماسیون اداری است. بازکردن دررب گاراژ با یک دکمه ریموت و یا روشن کردن قهوه ساز نمونه هایی از این استفاده هستند. برای درک بهتر این مفهوم باید گفت که استفاده شما از فناوری های خودکار طراحی شده، که شامل رایانه و ابزارات رایانه ای نیز می شود، همان مفهوم اتوماسیون اداری است. 

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

پیشینه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند اامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.

 


تبلیغات

آخرین ارسال ها

آخرین جستجو ها

دنیای کمیک تقدیم میکند سایت خبری خبرینو طراحی سایت شرکتی نحن الصامدون✌ اتوبار باربری اسلامشهر واوان لیزر موهای زائد مشتاقُ الیه ماچیان اکودیال (ecodial) دفتر روانشناسی