مهم ترین نکات در حفاظت از اسناد کاغذی

5 نکته برای محافظت از اسناد و مدارک کاغذی

با وجود اینکه اکنون در عصر ارتباطات و دیجیتال به سر می بریم اما هنوز برخی اسناد و مدارک وجود دارند که باید ذخیره شده و نگهداری شوند. با اینکه رساندن استفاده از کاغذ در چنین مواردی باید به حداقل ممکن برسد، اما همچنان آگاهی از نحوه محافظت از اسناد کاغذی از اهمیت خاص خود برخوردار است. 

با وجود اینکه دیگر از آنها استفاده نخواهید کرد. در ادامه ما به پنج روش برای محافظت از اسناد کاغذی در برابر تهدیدهای مختلفی که احتمالاً در یک محیط تجاری با آن روبرو هستند، نگاهی می اندازیم:

1. یک برنامه خاص برای حفظ سوابق خود کنار بگذارید

در اولین گام باید اسناد را از یکدیگر تفکیک کنید. اطلاعات شخصی مشتری، داده های کارمندان، قراردادهای تجاری، فاکتورها، اطلاعات مالیاتی و موارد دیگر باید تحت عنوان اسناد مهم” تعیین شود و بخشی را از قبل برنامه ریزی کرده و برای سازماندهی و ذخیره سازی آنها اختصاص داده شود.

مدت زمانی مشخص نیز تعیین می شود که این اسناد به دلایل قانونی و عملی نیاز به نگهداری دارند، پس از آن باید آنها را برای کاهش درهم ریختگی از بین برد.

تا زمانی که هر جنبه و هر مرحله ای برنامه ریزی نشده باشد و کارکنان برای پیگیری سیستم آموزش نبینند، اسناد شما از دست می رود، محافظت از اسناد کاغذی اضافی فضای ارزشمندی را اشغال می کنند و شما به سرعت یا به طور کامل قادر به بازیابی اسناد نخواهید بود.

 

2. اجرای پروتکل های امنیتی

یکی دیگر از جنبه های مهم محافظت از اسناد کاغذی ، در امان نگه داشتن آنها از سرقت است. برای به حداقل رساندن خطرات، لازم است دسترسی به اسناد خاص را فقط به کارمندان اختصاص دهید یا خود به تنهایی آن را اداره کنید زیرا این ‌امر مناسب است.

کابینت های بایگانی باید محکم‌ساخته شوند و به صورت شبانه روز قفل شوند. کسانی که از اسناد مهم استفاده می کنند باید بلافاصله پس از استفاده آنها را به محل خود برگردانند و هرگز آنها را با خود و یا خارج از محل کار به خانه نبرند. دوربین های امنیتی حتی ممکن است برای کمک به نظارت بر حساس ترین مناطق ذخیره سازی اسناد کاغذی شما مناسب باشند.