مزایا و فواید اتوماسیون اداری

دلیل اهمیت اتوماسیون اداری

یکی از مواردی که در زندگی روزمره خود بسیار از آن استفاده می کنیم، با وجود اینکه شاید آنقدر ها هم متوجه نباشیم اتوماسیون اداری است. بازکردن دررب گاراژ با یک دکمه ریموت و یا روشن کردن قهوه ساز نمونه هایی از این استفاده هستند. برای درک بهتر این مفهوم باید گفت که استفاده شما از فناوری های خودکار طراحی شده، که شامل رایانه و ابزارات رایانه ای نیز می شود، همان مفهوم اتوماسیون اداری است. 

ساده سازی و بهینه سازی این عملکردها می تواند به کارکرد موثر افراد در محل کار کمک کند. شرکت اداری  Kelley Connect از سال 1974 در حال یاری رسانی به مشاغلی است که با فناوری دفتری سروکار دارد، بنابراین ما اهمیت آن را زمانی متوجه می شویم که از نزدیک طرز کارش را مشاهده کنیم. در ادامه دلیل اهمیت اتوماسیون اداری را می خوانیم .

پیشینه اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری ممکن است یک نگرانی کاملاً معاصر به نظر برسد، اما باید گفت که این موضوع سابقه کاملاً طولانی دارد. اگر اندکی تامل کنید متوجه خواهید شد که حتی خطوط مونتاژ در اوایل قرن بیستم از نظر فنی در این گروه قرار می گیرند. دانشمندان رایانه پرداز، متخصصان فن آوری اطلاعات و مدیران اجرایی آینده نگر بیش از سه دهه پیش استفاده از اصطلاح اتوماسیون اداری” را آغاز کردند.

Margrethe H. Olson  و Henry C. Lucas ، در ارتباطات خود  با مقاله ACM تأثیر اتوماسیون اداری بر سازمان برخی از پیامدهای تحقیق و عمل”  اینطور توضیح می دهند: ” اخیراً فناوری رایانه برای اتوماسیون وظایف و رویه های دفتری  و توسعه سیستم های دفاتر خودکار موارد زیادی را برای سازمان به وجود می آورد … باید گفت که تحقیقات بیشتر در مورد تأثیرات بالقوه این فرایند اامی بوده و بسیار تأکید می شود. ” حتی در آغاز کار، متخصصان می دانستند که روند کار در دفتر کار رایانه ای مهم است.